Prywatność i cookies

1. Zakres i administrator

Dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu Centrum Konferencyjnego Uczelni Jana Wyżykowskiego, osób kierujących zapytania o wynajem oraz stosowania cookies i podobnych technologii w tym serwisie. Nie zastępuje warunków wynajmu ani informacji dotyczących poszczególnych umów.

Administratorem danych jest Uczelnia Jana Wyżykowskiego, ul. Skalników 6b, 59-101 Polkowice. Kontakt w sprawach ochrony danych: Koordynator ds. Ochrony Danych, [email protected] lub adres korespondencyjny Administratora.

Ogólne informacje dotyczące innych procesów Uczelni zawiera dokument RODO UJW. Polityka ma charakter informacyjny; jej akceptacja nie stanowi podstawy przetwarzania danych.

2. Formularz kontaktowy i zapytania o wynajem

Administrator przetwarza imię i nazwisko, adres e-mail, temat i treść wiadomości w celu obsługi zapytania i udzielenia odpowiedzi. Formularz przekazuje wiadomość do obsługi przez Uczelnię. Podanie danych jest dobrowolne, lecz wypełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do jego wysłania. Nie należy przekazywać danych zbędnych do rozpatrzenia sprawy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy, której ma być stroną. W przypadku pozostałej korespondencji, w tym kontaktu przedstawiciela organizacji, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO i uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i kontaktów dotyczących wynajmu.

Dane techniczne, w tym adres IP, przetwarza się w celu zapewnienia działania serwisu, ochrony przed nadużyciami i wyjaśniania nieprawidłowości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Mechanizm ograniczający częstotliwość wysyłania formularza wykorzystuje krótkotrwały identyfikator techniczny po stronie serwera.

3. Wniosek i umowa wynajmu

Dane przekazane we wniosku o wynajem przetwarza się w celu rozpatrzenia wniosku oraz zawarcia i wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dane osób reprezentujących najemcę lub wskazanych do kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Obowiązki rozliczeniowe i dokumentacyjne realizuje się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne

Dane mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów oraz dostawcom obsługi informatycznej i komunikacyjnej w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Uczelni działają na podstawie właściwych umów.

Wirtualny spacer pobiera bibliotekę techniczną z sieci dystrybucji treści jsDelivr. Połączenie z tym dostawcą wiąże się z przekazaniem danych technicznych, w tym adresu IP i informacji o przeglądarce. Zasady dostawcy opisuje informacja o prywatności jsDelivr. Połączenie z dostawcą nie jest równoznaczne z zapisem cookies reklamowych.

Ze względu na korzystanie z globalnej infrastruktury dostawcy nie wyklucza się przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazywanie danych przez Administratora poza EOG wymaga spełnienia warunków rozdziału V RODO, w szczególności zastosowania właściwej decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń. Informacje o podstawie konkretnego transferu i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń udostępnia Koordynator ds. Ochrony Danych.

Odnośniki do serwisu głównego UJW, mediów społecznościowych i innych witryn prowadzą do odrębnych serwisów. Korzystanie z nich podlega właściwym informacjom o ochronie danych i cookies; zasady niniejszego serwisu nie zastępują tych informacji.

5. Okres przechowywania danych

Dane z korespondencji przechowuje się przez okres niezbędny do obsługi i zakończenia sprawy. Dłuższe przechowywanie może wynikać z obowiązków prawnych lub konieczności ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, w zakresie niezbędnym do tych celów.

Dane dotyczące wynajmu przechowuje się przez okres obsługi wniosku, realizacji i rozliczenia umowy, a następnie w zakresie i przez czas wymagany przepisami lub niezbędny dla roszczeń. Szczegółowe okresy lub kryteria ich ustalania wynikają z rodzaju dokumentacji i właściwej informacji dla najemców.

Logi techniczne przechowuje się przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnozowania nieprawidłowości. Okres przechowywania danych osobowych nie jest tożsamy z okresem ważności cookies.

6. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, przysługują na warunkach określonych w RODO prawa dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby. Uprawnienia te podlegają ograniczeniom wynikającym z przepisów, w szczególności obowiązków prawnych Administratora.

Żądania należy kierować do Koordynatora ds. Ochrony Danych. Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Uczelnia nie wykorzystuje danych objętych niniejszą polityką do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę.

7. Stosowanie plików cookies

Serwis nie wykorzystuje własnych narzędzi reklamowych ani analitycznych. Podstawowe przeglądanie publicznych treści nie wymaga logowania. Pomocnicze dane dotyczące wyświetlania znaków są zapisywane w pamięci sesji przeglądarki i usuwane wraz z zakończeniem sesji.

Wybrane przez użytkownika ustawienia dostępności są zapamiętywane w pamięci przeglądarki do usunięcia danych witryny przez użytkownika lub przeglądarkę. Służą stosowaniu ustawień wyraźnie wybranych przez użytkownika.

Technologie niezbędne do transmisji lub dostarczania usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez zgody w granicach art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Uruchomienie technologii opcjonalnych wymaga uprzedniej zgody i odpowiedniej informacji. Serwis nie stosuje panelu zgód dla usług Google Maps, YouTube ani Microsoft Forms, ponieważ nie osadza tych usług.

Użytkownik może usuwać cookies i inne dane witryny oraz ograniczyć ich zapis w ustawieniach przeglądarki. Może to spowodować utratę zapamiętanych ustawień lub ograniczenie funkcji. Logowanie uprawnionych redaktorów i administratorów podlega odrębnym mechanizmom uwierzytelniania i bezpieczeństwa.